מזכיר/ה הוא עובד/ת שאחראי/ת על ענייני מנהלה (אדמיניסטרציה, ניהול משרד) בארגון או ביחידה בו. התפקיד יכול להיות גם אישי, למשל מנהל/ת משרד של אדם פרטי.
מזכירות כוללת התמחויות שונות: מזכירות רפואית, מזכירת מנכ"ל, מזכירת כוח אדם, מזכירת בית ספר ועוד. חלק מהתפקידים דורשים תעודת גמר או תעודת מקצוע. במזכירות הרפואית נדרשת תעודת גמר ותעודת מקצוע של משרד העבודה והרווחה, שמתקבלות אחרי קורס ועבור בחינות מעשיות ותיאורטיות.
בחלק מתחומי המזכירות יש דרגות מקצועיות (דרגה 1, דרגה 2). קידום נעשה על ידי ותק, השתלמויות ועמידה בבחינות ממשלתיות שמפורסמות על ידי משרד התעשייה והמסחר. קורסים להכשרה ניתנים במכללות מקצועיות, במרכזי הכשרה ולעיתים בארגונים כמו לשכת עורכי הדין.
המקום שבו עובדים מזכירים נקרא "מזכירות", למשל "מזכירות המרפאה". המושג "עבודת מזכירות" מתייחס לטיפול בניירת ובמשימות משרדיות.
כיום בישראל רוב העוסקים במקצוע הן נשים. חוק שוויון ההזדמנויות בעבודה אוסר הפליה על רקע מין, ולכן מודעות דרושים נוטות לכתוב "דרוש/ה מזכיר/ה".
בארגונים מסוימים "מזכיר" או "מזכיר כללי" (מזכ"ל) הוא מי שעומד בראש הארגון.
במשרות תיאום בכירות השם מזכיר מציין תפקיד ניהולי ותיאומי בתוך הארגון.
מזכיר/ת בית ספר מנהל/ת את ענייני המשרד בבית הספר. זהו תפקיד חשוב לתפקוד היומיומי. תפקידי המזכיר כוללים:
- אחריות פנים-בית ספרית: ניהול רישום תלמידים, עדכון פרטים, רישום נוכחות, ניהול מערכת השעות ותיאום משאבים.
- תקשורת ומערכות: טיפול בדואר, ארכיון מסמכים, הקלדה ועריכת הודעות, והפעלת מרכזיות טלפון ומערכות משרדיות.
- קשר עם גורמים חיצוניים: דיווח למשרד החינוך, תיאום עם הרשויות המקומיות וספקים של שירותים לבית הספר.
- ניהול תקציב בסיסי: גביית תשלומים מהורים, רישום חשבוניות וקבלות ושיתוף פעולה עם הנהלת החשבונות.
- סיוע בארגון אירועים: תכנון וביצוע טקסים, ימי ספורט, טיולים ופעילויות חברתיות.
מזכיר/ה צריך/ה יכולות אדמיניסטרטיביות, מיומנויות מחשוב וכישורי תקשורת בין-אישית.
מזכיר/ה הוא אדם שעוזר לנהל משרד. מנהל משרד זה קוראים אדמיניסטרציה (ניהול משרד).
יש סוגים שונים של מזכירים: בבית חולים, בחברה, ובעסק. חלק מהעבודות האלה צריכים תעודה. תעודת גמר (מסמיך שסיימת קורס) נדרשת במקצועות כמו מזכירות רפואית.
לפעמים המשרד שבו עובדים קוראים לו "מזכירות". עבודת מזכירות היא טיפול בניירת ובמשימות משרד.
יש חוק שאוסר לפטר או לא לקחת אנשים רק בגלל המין שלהם. לכן מודעות דרושים לרוב כותבות "דרוש/ה מזכיר/ה".
בארגונים מסוימים מי שעומד בראש נקרא "מזכיר כללי". זה תפקיד ניהולי.
מזכיר/ת בבית ספר עובד/ת עם תלמידים, הורים ומורים. התפקיד כולל:
- קליטת תלמידים ועדכון פרטים.
- רישום נוכחות והוצאה של אישורים.
- טיפול בדואר ובמסמכים.
- קשר עם משרד החינוך והרשויות.
- גביית תשלומים ורישום חשבוניות.
- ארגון טקסים, טיולים וימי ספורט.
מזכיר/ת צריך/ה לדעת להשתמש במחשב ולדבר בצורה טובה עם אחרים.
תגובות גולשים