מערכת מידע היא תוכנה, כלומר תוכנית מחשב, או אוסף תוכנות, שמסייעות לאסוף, לאחסן, לנהל ולשלוף מידע בצורה ממוחשבת.
מערכות המידע הראשונות הופיעו בשנות ה־60. אז היה להן ממשק בסיסי והן שימשו בעיקר חברות גדולות לשליפת נתונים מתוך בסיסי נתונים, מאגר מידע מסודר, בלי יכולות ניתוח מתקדמות. היום כל עסק משתמש ביישומים ידידותיים יותר, ושירותי המערכות רבים ומגוונים. חברות משקיעות בפיתוח ועדכון תוכנות כדי לשמור על יתרון תחרותי.
על מערכות מידע להתאים לצרכי המנהל המודרני ולמלא כמה דרישות חשובות. הן צריכות לשמור על פרטיות המשתמשים, כלומר להגן על המידע האישי. מערכות ממשלתיות, למשל, חייבות להיות נגישות ומאובטחות כדי שלא יחשפו או יחסמו משתמשים שלא בצדק. חשיפת נתונים לא מורשים עלולה לגרום לפגיעה בפרטיות, אפליה או רדיפה.
לפי מודל "שלוש השכבות" מערכת מידע טיפוסית מחולקת לשלוש שכבות עיקריות. מערכות מסובכות יותר יכולות להכיל שכבות נוספות.
מערכת מידע מיועדת לארגון או ליחיד. היא מאפשרת אחסון מידע, ניהולו, עיבודו ושחזורו מאוחר יותר. אפשר לבצע גם חתכים, פירושים של המידע לפי צרכים שונים.
מערכות מידע נמצאות בכל תחום: פיננסי, תעשייתי, גאוגרפי (מידע על מיקומים ומפות) ועוד. מבחינה תפקודית אפשר לחלק מערכות לשתי קבוצות עיקריות: מערכות לעיבוד עסקאות (Transaction Processing), כלומר מערכות שמבצעות פעולות שוטפות, ומערכות לתמיכה בהחלטות (Decision Support), מערכות שעוזרות לאנשי ניהול לקבל החלטות על בסיס נתונים.
חלק מהמערכות הן תוכנות מדף שנמכרות להרבה ארגונים. אחרות הן ייעודיות, פותחו עבור ארגון אחד כדי לפתור בעיה מסוימת.
בשנות ה־90 נפוצו מערכות ERP (Enterprise Resource Planning). זוהי חבילה של תת־מערכות, שכל אחת מטפלת בתחום אחר בחברה, כספים, מלאי, שיווק, כוח אדם ועוד. יתרון ה־ERP הוא תמונה מאוחדת של נתוני הארגון בלי כפילויות.
מערכת CRM (ניהול קשרי לקוחות) מרכזת את כל המידע על הקשר בין חברה ללקוחותיה: רכישות, תלונות, תשלומים ותהליכי טיפול. זה משפר את השירות ומקשר בין המחלקות השונות שקשורות ללקוח.
מנתח מערכות מידע הוא המקצוען שמאפיין מערכת חדשה. מחזור החיים של מערכת כולל אפיון צרכים, ניתוח, תכנון, הקמה, הטמעה ותחזוקה שוטפת. תקינות המערכת נמדדת ביכולתה לבצע את המשימות בדיוק ובמועדים הנדרשים. כשמשימה אחת נכשלת, זה עלול לפגוע בפעילות הארגון.
שימוש במערכות מידע נחלק לפי דרגי הניהול. לכל דרג יש צרכים שונים במידע.
מערכות מומחה הן תוכנות שמשתמשות בבינה מלאכותית, טכנולוגיה שמדמה חשיבה אנושית, כדי לעזור בקבלת החלטות בתחום מסוים. הן משוות מצבים למאגרי ידע ומייצרות חוקים של "אם X אז Y".
מערכות מומחה חוסכות זמן, משפרות איכות ורציפות בתהליכים ומעבירות ידע מקצועי בתוך הארגון. עם זאת הן דורשות תחזוקה ועדכון של הנתונים, ולכן לא מחליפות לחלוטין את האדם.
בבתי חולים נעשה שילוב בין מאגרי מחקרים, מידע על חולים ובסיסי נתונים נוספים. זה מאפשר אבחון מהיר יותר ושיפור הטיפול בחולים.
כמו כן נעשה שימוש במערכות מומחה להצרת אזורי חיפוש על ידי כוחות החוק. במקרים כאלו המערכות בוחנות דפוסי התנהגות כדי להציע אזור סביר יותר לחיפוש.
בחקלאות יש מערכות השקיה חכמות שמחליטות מתי להשקות על סמך טמפרטורה ולחות. ברפת יש מערכות חליבה אוטומטיות שמופעלות בזמן המתאים.
חברות בנות־ימינו נחשבות לארגונים לומדים: הן מסיקות מסקנות ולומדות מאירועים. לשם כך הן מנצלות נתונים מכל הדרגים ומשתמשות במערכות שמתעדות פעילות שוטפת ומאפשרות שליפת חיתוכים של נתונים.
מערכות ניהול ידע מאפשרות שיתוף מידע בין מחלקות. כך אין צורך לעדכן כל משרד בנפרד. במערכות אלה ניתן לכלול פורטלים ארגוניים, בלוגים וקבוצות דיון.
מערכות מידע שומרות גם על נתוני לקוחות (ב־CRM) ועל תהליכים פנימיים (ב־ERP).
פורטאל ארגוני הוא דף אינטרנטי שמרכז מידע ויישומים לעובדים. הוא מקל על גישה, שיתוף והפצה של ידע ומאפשר הפצת רעיונות חדשים.
לדוגמה, IBM מפעילה פורטל פנימי שנקרא ThinkPlace. שם עובדים יכולים להציע רעיונות לשיפור ולהתחבר למומחים ברחבי העולם.
הרשאות הן מי יכול לעשות מה במערכת: יצירה, כתיבה, מחיקה או שינוי. מערכת הרשאות מבוססת על זיהוי המשתמש, כלומר קישור בין משתמש לזהות.
יש מערכות שמאפשרות גישה אנונימית, בלי זיהוי, אבל בדרך כלל בכל מערכת קובעים מי רשאי לגשת לאיזה מידע. למשל בבנק, פקיד בסניף יכול לראות חשבונות של לקוחות בסניף שלו, אך לא של לקוחות בסניפים אחרים. מנהל אזור יכול לראות חשבונות בכל הסניפים שבאזורו.
גם אתרי מידע פתוחים, כמו ויקיפדיה, משתמשים במערכת הרשאות: כולם יכולים לקרוא ולעיתים לשנות דפים, אך יש דפים מוגנים ושחקנים שמנהלים את ההרשאות.
מערכת מידע היא תוכנה שמאחסנת ומנהלת מידע במחשב.
לפני הרבה שנים, במחשבים הראשונים, הממשק היה פשוט. היום מערכות מידע נוחות ומשמשות עסקים רבים.
לרוב מערכות מידע יש שלוש שכבות עיקריות. מערכות מסובכות יכולות להכיל שכבות נוספות.
מערכת מידע עוזרת לשמור מידע ולשלוף אותו כשצריך. משתמשים בה בתחומים כמו כסף, תעשייה ומפות.
יש מערכות שמבצעות פעולות שוטפות, ויש מערכות שעוזרות בקבלת החלטות.
מערכות ERP עוזרות לחברה לנהל כספים, מלאי ומשאבי אנוש במקום אחד.
מערכת CRM עוקבת אחרי לקוחות: מה קנו, תלונות ותשלומים. זה משפר שירות.
מערכות מומחה משתמשות בבינה מלאכותית, טכנולוגיה שמדמה חשיבה, כדי להציע פתרונות.
הן חוסכות זמן ועוזרות להגיע להחלטות טובות יותר. צריך לעדכן אותן כדי שהן יעבדו נכון.
בתי חולים מחברים נתונים רבים כדי לאבחן ולטפל טוב יותר.
המשטרה משתמשת במערכות כדי לצמצם את אזור החיפוש של חשודים.
בחוות יש מערכות השקיה חכמות ומערכות חליבה אוטומטיות.
פורטאל ארגוני הוא דף באינטרנט שמרכז מידע ויישומים לעובדים. הוא מקל על שיתוף ידע.
הרשאות אומרות מי יכול לעשות מה במערכת. זיהוי המשתמש מקשר כל פעולה לאדם.
לדוגמה, פקיד בנק יכול לראות חשבונות של הסניף שלו, אך לא חשבונות של סניפים אחרים.
תגובות גולשים