ניהול פרויקטים הוא תחום במדעי הניהול שעוסק בתכנון ובקרה של מיזמים, בדרך כלל בעלי אי-ודאות או סיכון כלכלי. פרויקט מוגדר כמאמץ מוגבל בזמן ליצירת מוצר, שירות או תוצאה ייחודית. תכולה פירושה מה נכלל בעבודת הפרויקט ומה לא.
מטרות הניהול הן לסיים את הפרויקט בזמן, לעמוד ביעדי הפרויקט, לשמור על איכות, לא לחרוג בתקציב ולהשיג שביעות רצון הלקוח. ארגונים משתמשים בפרויקטים כדי לשפר את התחרותיות שלהם ולשפר יעילות או מועילות.
מטרה מוגדרת: הפרויקט נועד ליצור מוצר, שירות או תוצאה; כשהמטרה מושגת, הפרויקט מסתיים.
ייחודי: מדובר בעבודה חד-פעמית ולא בפעולה שוטפת.
תחום בזמן: לכל פרויקט יש התחלה וסוף ברורים.
תחום בכסף: הפרויקט מוגבל על־פי תקציב.
בשלב זה עולה הרעיון ובוחנים את הבעיה והצורך שמניעים את הפרויקט. מגדירים מטרות עסקיות וטכנולוגיות כלליות ולוח זמנים ראשוני. בשלב זה נקבעת זהות הלקוח, יעדי המיזם, מי המבצע ומהו הפתרון הנדרש.
תוצרי השלב: החלטה על פתיחת פרויקט, מסמך תחום ראשוני ומינוי מנהל פרויקט. טעות בהגדרה בשלב זה עלולה להוביל לכישלון בהמשך.
זהו השלב החשוב ביותר לפרויקט. תכנון יסודי מגדיל את הסיכוי לעמידה ביעדים ובאיכות. בשלב זה מכינים תוכניות עבודה מפורטות בתחומים שונים. דילוג על שלב זה עלול לגרום לכישלון בביצוע.
זהו השלב היקר ביותר. מפעילים אנשים ומשאבים לפי התוכניות. מבוצעת בקרה שוטפת בין תכנון לביצוע, ונוצרות לעתים בקשות לשינוי תכולה, זמנים או עלויות. בשלב זה מתנהלת תקשורת רבה, מופעלים חוזים וקבלני משנה, ומתקבלים התוצרים בפועל.
השלב בודק אם התכולה הושלמה ובאיכות הנדרשת. בוחנים לוחות זמנים, עלויות, משאבים, דוחות לבעלי העניין וניהול סיכונים. המטרה היא למדוד ביצועים ולתקן סטיות בזמן.
השלב אחרון. כוללים סיום העבודה וסגירת חוזים משפטיים רלוונטיים.
קיימים משתני מפתח מרכזיים שנקראים גם משולש הזהב של הפרויקט. (המקור ציין שהותו של המשולש והוספת משתנים נוספים ללא פירוט.)
מתודולוגיה מטרתה להבטיח סיום בזמן, עמידה ביעדים ובאיכות, מזעור עלויות ושביעות רצון הלקוח. פרויקט יכול להיות פיתוח עם אי-ודאות טכנולוגית, בנייה עם סיכון כלכלי, או פרויקט חינוכי. בכל מקרה יש להגדיר תכולה, זמן ותקציב.
יש מי שממונה לנהל את הפרויקט, ובאמצעות שיטות שונות מבטיחים עמידה ביעדים.
יש שיטות רבות לניהול פרויקטים. בין השיטות המוכרות: ניהול לפי נתיב קריטי וניהול לפי השרשרת הקריטית, שזה יישום של תורת האילוצים.
כלים שונים קיימים לניהול פרויקטים, למשל תרשימי גאנט וכלים לתזמון מרובה פרויקטים. בשנים האחרונות רווחת הקמת מנהלת ניהול פרויקטים ארגונית, שתטמיע שיטות וכלים.
ארגונים רבים דורשים הסמכת PMP (תעודה למנהלי פרויקטים) כדי לשפר את סיכויי ההצלחה. עקרונות סטנדרטיים מופיעים בספרות ה-PMBOK, מדריך לניהול פרויקטים.
קיימים כלי תוכנה לתכנון, ניהול ולוח זמנים. הם מסייעים ביצירת תרשימי גאנט, מעקב עלויות ותיאום בין צוותים.
ארגונים מכשירים אנשים לניהול פרויקטים כחלק מפיתוח מנהיגות. לעתים בוחרים מומחים בתחום לניהול פרויקטים רלוונטיים, למשל מומחה בתכנות או בבנייה.
לקוחות מסוימים מבקשים ניהול אג'ילי. אג'ילי פירושו עבודה דינמית, ביצוע והתעדכנות בדרישות הלקוח תוך כדי הפרויקט.
ניהול פרויקטים זה לנהל עבודה שמטרתה ליצור דבר חדש בפרק זמן מוגבל. פרויקט הוא מאמץ עם התחלה וסוף, למוצר או שירות ייחודי. תכולה היא מה שצריך להיעשות בפרויקט.
לפרויקט יש מטרה ברורה. הוא ייחודי ולא שגרתי. יש לו זמן וסכום כסף מוגדרים.
מופיע רעיון ובודקים מה הבעיה ומה הצורך. מחליטים אם לפתוח את הפרויקט ומממנים מנהל.
מכינים תוכנית ברורה איך לעבוד. תוכנית טובה מונעת בעיות בהמשך.
מבצעים את העבודה. משתמשים באנשים, בכלים ובחוזים. בסוף מקבלים את המוצר.
בודקים אם הכל נעשה לפי התוכנית. אם יש בעיה, מתקנים בזמן.
מסיימים את כל העבודה וסוגרים חוזים.
קיימים משתנים חשובים שנקראים משולש הזהב של הפרויקט.
שיטה לניהול עוזרת לסיים בזמן, לעמוד ביעדים ולשמח את הלקוח. פרויקטים יכולים להיות פיתוח, בנייה או חינוך.
יש תוכנות שעוזרות לתזמן ולעקוב. ארגונים גם מקימים צוות מיוחד לניהול פרויקטים.
ארגונים מלמדים אנשים לנהל פרויקטים כחלק מהכשרה. לקוחות לעתים מבקשים ניהול אג'ילי, עבודה גמישה שמתעדכנת תוך כדי.
תגובות גולשים